Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden & Privacy

Buitenpraktijk Equal Coaching
Versie 01-01-2026

Artikel 1. Algemeen

1.1 Buitenpraktijk Equal Coaching biedt coaching en begeleiding met behulp van paarden, aanwezige (boerderij)dieren en de natuurlijke omgeving.
 1.2 De begeleiding kan gericht zijn op persoonlijke ontwikkeling, emotioneel welzijn, sociale vaardigheden, psychische klachten, psychiatrische stoornissen of ondersteuning bij ontwikkelingsvraagstukken.
 1.3 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten, afspraken, offertes en overeenkomsten met Buitenpraktijk Equal Coaching.
 1.4 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
 
Artikel 2. Diensten en begeleidingsvormen

2.1 Buitenpraktijk Equal Coaching biedt coaching en begeleiding waarbij paarden, aanwezige (boerderij)dieren en de natuurlijke omgeving worden ingezet als onderdeel van het coachingsproces. Sessies vinden plaats op locatie Boerderij De Elza Hoeve, De Tuin van de Smid in Leiden, of indien passend bij de hulpvraag, op een andere buitenlocatie.
 2.2 Begeleiding kan worden aangeboden aan kinderen, jongeren en volwassenen, individueel of in groepsverband.
 2.3 Locatie, inhoud, vorm en duur van de begeleiding worden vooraf in overleg met de cliënt en/of ouder(s), verzorger(s) of gezaghebbende(n) vastgesteld.
 2.4 De coaching en begeleiding kan onder andere bestaan uit:

• Individuele paardencoaching of equitherapie
• Coachgesprekken en ervaringsgerichte oefeningen
• Creatieve werkvormen
• Coaching in de natuur of buitencoaching (bijv. wandelen in park of buitengebied)
• Reflectie- en ontwikkelingsopdrachten
• Trainingen, workshops en groepsprogramma’s
• Coaching- of begeleidingstrajecten op maat (inclusief begeleiding via PGB & WMO)
• Het verzorgen van of contact maken met aanwezige dieren, zoals paarden, koeien, ezels, konijnen, cavia’s, katten, honden, geiten, schapen, varkens of kippen

De gekozen werkvorm wordt afgestemd op de hulpvraag, leeftijd, ontwikkelingsfase en mogelijkheden van de cliënt.
 
 Artikel 3. Toestemming volgens leeftijd

3.1 Bij coaching en begeleiding van kinderen en jeugdigen wordt gewerkt volgens de wettelijke regels voor toestemming, zoals vastgelegd in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).
 3.2 Bij begeleiding van kinderen en jeugdigen tot en met 16 jaar is toestemming van ouder(s), verzorger(s) of andere personen met gezag verplicht. Hiervoor ontvangen betrokkenen vooraf een toestemmingsformulier.

Artikel 4. Afspraken en annuleringen

4.1 Afspraken kunnen tot 24 uur voor aanvang kosteloos worden geannuleerd of verplaatst.
 4.2 Bij annuleringen binnen 24 uur worden de volledige kosten van de sessie in rekening gebracht.
 4.3 Buitenpraktijk Equal Coaching behoudt zich het recht voor afspraken te annuleren in geval van overmacht, bijvoorbeeld door slechte weersomstandigheden, veiligheidsoverwegingen, ziekte van coaches of dieren.
 4.4 Indien een sessie wordt geannuleerd door Buitenpraktijk Equal Coaching, wordt zo spoedig mogelijk een nieuw tijdstip aangeboden of wordt de reeds betaalde vergoeding teruggestort.
 4.5 Onderbreking van een sessie door de coach: in uitzonderlijke gevallen kan de coach een sessie plotseling onderbreken vanwege dringende werkzaamheden, ziekte, noodgeval of als achterwacht. In dat geval gelden de volgende afspraken:

• De coach informeert de cliënt zo spoedig mogelijk.
• Indien de sessie al begonnen is, ontvangt de cliënt passende compensatie, zoals:
• Kortingsregeling op de betreffende sessie, of
• Gratis inhalen van de gemiste tijd op een nieuw afgesproken moment.
• De keuze voor compensatie wordt in overleg gemaakt, passend bij de situatie en tijdsinvestering van de cliënt.

4.6 Te laat komen kan de effectiviteit van de sessie beïnvloeden. Indien dit leidt tot een verkorte sessie, wordt het volledige tarief in rekening gebracht, tenzij anders overeengekomen.
 4.7 Bij trajecten of sessieblokken geldt dat annuleringen of verplaatsingen per sessie worden beoordeeld volgens bovenstaande regels. Voor uitzonderlijke situaties kan in overleg een alternatief worden afgesproken.

 Artikel 5. Tarieven en betaling

5.1 Tarieven voor diensten worden vooraf gecommuniceerd en zijn inclusief gebruik van faciliteiten, exclusief aanvullende kosten tenzij anders vermeld.
 5.2 Tarieven zijn exclusief BTW tenzij anders aangegeven.
 5.3 Vanwege inflatie of veranderende kosten kunnen tarieven jaarlijks worden herzien om kwaliteit en zorg voor onze paarden te waarborgen. Actuele prijzen staan op de website. Cliënten worden geïnformeerd over wijzigingen.
 5.4 Betaling dient uiterlijk binnen de aangegeven termijn op de factuur te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
 
 

Artikel 6. Veiligheid en risico’s

6.1 Bij deelname aan activiteiten van Buitenpraktijk Equal Coaching staat veiligheid voor mens en dier voorop. Activiteiten met paarden, andere aanwezige dieren en in de natuur brengen altijd een risico op letsel of schade, ook aan eigendommen of terrein.
 6.2 Cliënten en ouders/verzorgers verklaren door deelname:

• Op de hoogte te zijn van de risico’s van paarden en andere aanwezige dieren
• Toestemming te geven voor deelname aan coaching met dieren en in de natuur
• Te begrijpen dat dieren onvoorspelbaar kunnen reageren
• Akkoord te gaan met begeleiding op natuurlijke locaties, zoals de boerderij, (speel)tuin, park of buitengebied
• De instructies van de coach op te volgen en verantwoordelijkheid te nemen voor eigen gedrag

Artikel 7. Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling

7.1 Buitenpraktijk Equal Coaching werkt volgens de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling.
 7.2 Bij ernstige zorgen over de veiligheid van een kind wordt dit eerst besproken met de betrokkenen, met als doel samen passende hulp te vinden.
 7.3 In uitzonderlijke situaties kan contact worden opgenomen met een extern advies- of meldpunt of kan de coach wettelijk verplicht zijn stappen te zetten volgens de meldcode.
 7.4 De coach streeft naar transparantie, overleg en zorgvuldig handelen in elk contact dat voortvloeit uit de meldcode.

Artikel 8. Praktische afspraken

• Ouders/verzorgers/gezaghebbende(n) informeren de coach over relevante medische, psychische of lichamelijke bijzonderheden.
• Wijzigingen in gezondheid of thuissituatie worden tijdig doorgegeven.
• Afspraken worden gemaakt en bevestigd met ouder(s)/verzorger(s)/gezaghebbende(n).
• Jeugdigen van 16 jaar en ouder mogen wettelijk zelfstandig toestemming geven.
• Brengen en halen: ouders/verzorgers zijn verantwoordelijk voor het brengen en ophalen van hun kind. Indien iemand anders het kind ophaalt, dit vooraf doorgeven. Jeugdigen kunnen indien vooraf afgesproken zelfstandig komen en gaan; verantwoordelijkheid blijft bij ouder(s)/verzorger(s)/gezaghebbende(n).
   
   

Artikel 9. Dossiervorming en privacy (AVG)

9.1 Buitenpraktijk Equal Coaching houdt een vertrouwelijk cliëntdossier bij in het programma Solvio, dat voldoet aan alle wettelijke keurmerken en AVG-richtlijnen.
 9.2 Het dossier bevat alleen noodzakelijke gegevens, zoals:

• Intakegegevens en persoonsgegevens
• Hulpvraag, doelen en gemaakte afspraken
• Voortgang, observaties en evaluaties
• Correspondentie, uitsluitend met toestemming van de cliënt, ouder(s)/verzorger(s) of gezaghebbende(n). Dit verloopt via een persoonlijke inlog mogelijkheid.

9.3 Beheer en toegang:

• Veilig opgeslagen volgens privacy- en beveiligingsnormen
• Alleen betrokken professional(s) hebben toegang via persoonlijke inlog
• Gegevens worden niet gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij wettelijk verplicht of noodzakelijk voor veiligheid
• Bewaartermijnen:
• WGBO-begeleiding: in principe 20 jaar
• Coaching voor persoonlijke ontwikkeling: kortere termijn of wanneer wettelijk mogelijk op verzoek eerder verwijderen

9.4 Deelname aan coaching of begeleiding is alleen mogelijk bij instemming met het online cliëntdossier via Solvio.

Artikel 10. Klachtenregeling en geschilleninstantie

10.1 Klachtenregeling: Buitenpraktijk Equal Coaching streeft naar tevreden cliënten. Bij een klacht wordt u eerst verzocht dit met de coach te bespreken. Komt u er niet uit, dan kan de formele klachtenprocedure worden gevolgd.
 10.2 Onze klachtenregeling valt onder Quasir B.V. en wordt begeleid door een onafhankelijke klachtenfunctionaris, conform Wkkgz en WGBO.
10.3 Geschillen: indien een klacht niet wordt opgelost via Quasir, kan deze worden voorgelegd aan Stichting Zorggeschil, erkend door VWS.
10.4 Contact Quasir B.V.:

• Postadres: Afdeling klachtenbemiddeling, Postbus 1021, 7940 KA Meppel
• E-mail: [email protected]
• Telefoon: 085-4874012
   
   

Artikel 11. Geheimhouding

• De coach gaat vertrouwelijk om met alle informatie die mondeling, schriftelijk of digitaal wordt gedeeld door de cliënt, ouder(s)/verzorger(s) of andere betrokkenen, ook als deze niet in het cliëntdossier wordt opgenomen.
• Informatie wordt alleen gedeeld met derden indien wettelijk verplicht, bij veiligheidsoverwegingen of met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt of gezaghebbende(n).
   
   

Artikel 12. Intellectueel eigendom en media

• Alle materialen van de praktijk (werkbladen, foto’s, opdrachten) zijn auteursrechtelijk beschermd.
• Gebruik zonder toestemming is niet toegestaan.
• Foto’s en video’s tijdens sessies zullen alleen worden gemaakt en of gebruikt met toestemming van betrokkenen.
  
  

Artikel 13. Overmacht

Overmacht omvat alle omstandigheden buiten onze macht (weersomstandigheden, natuurrampen, pandemieën, ziekte, noodgevallen, technische storingen). Bij overmacht kunnen diensten worden verzet, zonder aansprakelijkheid.

Artikel 14. Wijziging van voorwaarden

Buitenpraktijk Equal Coaching behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden bekendgemaakt via e-mail of website.

 Artikel 15. Duur en beëindiging 

Coaching en begeleiding kan door de betrokkenen of coach ten alle tijden worden beëindigd. Opzegging vindt plaats schriftelijk, telefonisch of mondeling. Trajecten of sessies die reeds zijn gepland kunnen worden aangepast in overleg.

Artikel 16: Overige Bepalingen
9.1 In situaties waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist Buitenpraktijk Equal Coaching in overleg met de betrokkene(n).
 

Artikel 17. Toepasselijk recht

Alle overeenkomsten en diensten van Buitenpraktijk Equal Coaching vallen onder Nederlands recht. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.

Contactgegevens

Buitenpraktijk Equal Coaching
T.a.v. Dieuwke van Klink
Vlietweg 82A, 2323 LG Leiden
[email protected]
0655264894